К определению понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ. Что такое электронный документ Что такое электронный документ определение

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур - , для первичных документов - , договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» , придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом - дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Создание информационного ресурса любого вида начинается с придания сведениям формы документа. Документированная информация, в свою очередь, может быть включена в состав любой информационной базы.

Нормативное обеспечение

Согласно положениям ФЗ № 149, документированная информация - это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

Слово "документ" имеет латинские корни. В переводе оно означает "доказательство". В терминологическом словаре теории и практики от 1964 г. слово "документ" определяется как материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде.

Теоретическая база

В любом документе присутствует 3 элемента: содержание сведений, формы их предоставления и носитель документированной информации.

Изучение способов фиксации данных и признаков их носителей осуществляется в рамках такой дисциплины, как документоведение. Это научное направление исследует процессы архивирования, делопроизводства, документооборота. Основное внимание при этом уделяется регулированию формы традиционных документов, закреплению их реквизитов.

Особенности фиксации сведений

Документированная информация - это информация , содержащаяся на каком-то материальном носителе, по реквизитам которого можно идентифицировать сведения. В настоящее время существует множество способов закрепления сведений. Условно они разделены на несколько классов.

Бумажные документы представляют собой носители сведений, доступных для восприятия без использования дополнительных технических средств. Этот способ документирования считается наиболее распространенным.

В последнее время, однако, все большее распространение приобретают носители, информацию с которых можно получить только с помощью технических средств. Это могут быть электронные документы, видео-, аудиозаписи (файлы), закодированные сведения и пр.

Идентификация

Обязательным условием работы с данными является наличие реквизитов, по которым идентифицируется документированная информация.

Определение источника данных необходимо для сопоставления первоначального содержания носителя с содержанием документа, полученного пользователем. При необходимости в процессе изучения сведений устанавливается факт тождественности, совпадения данных.

Нормативное регулирование

Правовой режим документированной информации , порядок фиксации сведений федеральными исполнительными структурами устанавливается Правительством. Правила документооборота, делопроизводства, утвержденные другими госорганами, органами территориального самоуправления в рамках их компетенции, не должны противоречить положениям правительственных постановлений.

Государственная структура, осуществляющая нормативно-методическое регулирование документированной информации, - это Федеральное агентство по техрегулированию и метрологии. Ранее эти функции исполнял Госстандарт. В ходе реформ он был преобразован в Агентство.

Вопросы, касающиеся стандартизации документов, регламентируются положениями ФЗ № 184 "О техрегулировании". Межотраслевое руководство в организациях отнесено к компетенции Федерального архивного агентства. Отраслевое управление документационным обеспечением осуществляется соответствующими министерствами с учетом рекомендаций Архивного агентства.

Специфика идентификации

Существует несколько способов хранения документированной информации. Определение конкретного варианта зависит от специфики отрасли, в которой используются сведения.

Данные могут быть представлены в электронной форме и храниться в специализированных базах. В такой ситуации идентификация имеет некоторые особенности. Они состоят в том, что достоверность сведений должна подтверждаться владельцем базы данных или уполномоченным должностным лицом.

Существуют и другие способы подтверждения достоверности документированной информации. Эта информация может быть, в частности, заверена цифровой подписью. Электронный документ, подтвержденный электронной подписью или аналогом собственноручной росписи, признается равнозначным бумажному. Исключения могут устанавливаться в федеральных законах или других нормативных актах.

Информационные ресурсы

Они считаются объектами отношений юрлиц, граждан и государства. Существующий обеспечивает защиту данных.

Нормативное регулирование осуществляется правовыми положениями, закрепляющими:

• Правила документирования сведений.
• Право собственности на документы и их массивы, в том числе в информсистемах.
• Категорию данных по уровню доступа к ним.
• Порядок обеспечения защиты информации.

Информресурсы создаются госорганами любого уровня, хозяйствующими субъектами, общественными объединениями, учреждениями, физлицами. Каждый субъект формирует тот или иной ресурс для своих целей и использует документированную информацию. Это могут быть производственные, управленческие, просветительские, научные цели.

Информресурсы существенно отличаются друг от друга по объему. Одни представлены несколькими справочниками, другие - крупными библиотечными фондами. Кроме того, существует классификация по способу организации и порядку предоставления данных.

Государственные информресурсы

РФ, регионы и муниципалитеты являются собственниками используемой в таких ресурсах документированной информации. Эти сведения накапливаются, создаются, приобретаются преимущественно за счет бюджетных средств.

Государственными информресурсами управляют госорганы и структуры территориального самоуправления в рамках предоставленных им полномочий.

Государство обладает правом использования, выкупа документированной информации. Эта возможность реализуется в случаях, когда сведения, принадлежащие другим субъектам (юрлицам или гражданам), относятся к гостайне, а также в иных случаях, предусмотренных законом.

Обязательный экземпляр как вид документированной информации

Обязательным называют экземпляр тиражированного документа, подлежащий передаче производителем в соответствующую организацию. Документом в этом случае признается материальный носитель, содержащий информацию. Она может быть представлены в форме текста, фонограммы, иллюстрации либо их сочетания. Экземпляром выступает образец документа, идентичный подлиннику.

Для этой разновидности документированной информации правовой режим закрепляется в ФЗ № 77. Нормативный акт определяет государственную политику по созданию обязательных экземпляров как ресурсной базы для комплектования национального библиотечного фонда и развития системы библиографии. В Законе предусмотрены правила обеспечения сохранности носителей сведений, особенности их публичного использования.

Получатели

Обязательные экземпляры распределяются между юрлицами, обладающими правом хранения, получения, предоставления информации в пользование безвозмездно или платно. В качестве получателей выступают:

• Книжная палата, Государственная, Научно-техническая и Национальная РАН, Сибирского отделения РАН, Дальневосточная научная библиотека. Эти учреждения получают издания.
• Российская библиотека для слепых. В это учреждение поступают издания для людей, испытывающих проблемы со зрением.
• Федеральный институт промсобственности. Этот орган получает патентные электронные документы.
• Парламентская библиотека. В нее поступают официальные документы.
• Федеральный фонд госстандартов, общероссийского классификатора технико-экономических данных и региональных/международных правил, рекомендаций и норм стандартизации иностранных государств.

Это далеко не весь перечень получателей. Существуют также специальные учреждения, в которые поступают видео-, аудиоинформация, программы для ЭВМ и пр. Для хранения документов в электронной форме в РФ созданы научно-технические центры. Они получают информацию по направлениям, соответствующим их спецификации.

Все эти организации регулярно публикуют информацию о поступивших к ним бесплатных обязательных экземплярах. Учреждения формируют национальный библиотечный фонд документов.

Доставка материалов, централизованное их распределение, уведомление потребителей производится в сроки, установленные законодательством и регламентами соответствующих организаций. Нарушение установленных предписаний создателями документов влечет административную ответственность.

Прежде чем перечислять существующие виды электронных документов , давайте разберемся с определением.

Что такое документ электронный, написано в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов . Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым . Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Виды бухгалтерских электронных документов

Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:

• Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату.XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость.

  Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению» .

• Акт выполненных работ (услуг) на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа можно и без помощи операторов.

  Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате.XML.

• Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или.TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная» .

Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:

Документ электронный проник в разные сферы деятельности

С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.

Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.

Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.

Электронный документ - информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.

Электронный документ должен подписываться что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать - в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.

Электронный документооборот - это цикл жизни электронных фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.

Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).

На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе - одно из актуальных направлений законодательного регулирования.

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации. Определение до­кументированной информации закреплено в абзаце третьем ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 сентября 1995 г. «Об информатизации». В соответствии с ним документированная информация (документ) представляет собой закрепленную на материальном носителе информа­цию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Признаки документированной информации:

1) наличие материального носителя информации . В ка­честве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отражение определенные све­дения;

2) идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений . Это достигается путем присовокупления к содер­жательной стороне сведений данных, именуемых рекви­зитами, которые позволяют установить источник и назна­чение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (элект­ронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафик­сированы на том же материальном носителе, что и иден­тифицируемые сведения;

3) возможность изменения форм ее закрепления . Дан­ный признак проявляется в том, что информация, закре­пленная на материальном носителе одного вида может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По су­ществу, это возможность копирования информации.

Информация обретает режим документированной ин­формации в результате прохождения процедуры докумен­тирования, которая является обязательным условием вклю­чения информации в систему информационных ресурсов. Эта процедура осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за ор­ганизацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность государства и преследует ряд конкретных целей , а именно:

- установить владельца информации ;

- обеспечить условия защиты информации в процессе ее хранения, обработки и передачи .

Общие требования к документированию информации определены в ст. 11 Закона Республики Беларусь от 6 сентяб­ря 1995 г. «Об информации». В этой статье, в частности, содержится правило о моменте обретения доку­ментом, полученным из автоматизированной информацион­ной системы, юридической силы. Законодательство свя­зывает наступление данного момента с подписанием до­кумента должностным лицом в порядке, установленном законодательство. Указанная подпись может быть как гра­фической (собственноручной), так и электронной.

Специфика применения электронной цифровой под­писи в электронных документах получила закрепление в За­коне Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе», установившем правила, со­блюдение которых влечет признание равнозначности электронной подписи собственноручной. Применение элект­ронной цифровой подписи становится легальным, если оно обусловлено наличием соответствующего программного обеспечения и существованием специально создаваемых систем сертификации и выдачи кодов (ключей). Для этих целей законом установлен ряд базовых понятий, которые положены в основу функционирования всей системы ис­пользования электронной цифровой подписи. В их числе понятия электронного документа, электронной цифровой подписи, закрытого и открытого ключа электронной цифро­вой подписи, сертификата ключа подписи, владельца и поль­зователя сертификата ключа подписи.

Электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 янва­ря 2000 г. «Об электронном документе».

Электронная цифровая подпись - набор символов, вы­рабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного доку­мента.

Средства электронной цифровой подписи - программ­ные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе серти­фикации Республики Беларусь.

Личный ключ подписи - набор символов, принадле­жащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи.

Открытый ключ проверки подписи - набор символов, доступный для всех заинтересованных лиц и используе­мый при проверке электронной цифровой подписи.

Карточка открытого ключа проверки подписи - доку­мент на бумажном носителе, содержащий значение откры­того ключа проверки подписи и подтверждающий его при­надлежность какому-либо физическому или юридическому лицу.

Собственник информационных систем и сетей - госу­дарство, административно-территориальная единица, фи­зическое или юридическое лицо, в соответствии с законом осуществляющие в полном объеме владение, пользование и распоряжение информационными системами и сетями.

Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лен­та, лазерный диск и иные материальные носители, исполь­зуемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.

Обобщенная схема использования электронной цифро­вой подписи заключается в следующем. Отправитель элект­ронного документа создает с применением известного толь­ко ему личного ключа (кода) свою электронную подпись, т.е. специальную программу кодирования и направляет электронный документ с реквизитом в виде этой програм­мы по электронной почте адресату. Лицо (лица), которому адресован данный документ с электронной цифровой под­писью, имеет возможность прочесть электронный доку­мент и подтвердить правильность электронной подписи с помощью открытого ключа цифровой подписи. При этом получатель электронного документа лишен возможности воздействовать на содержательную сторону последнего путем внесения в него поправок, изменений и т.п.

Равнозначность электронной цифровой подписи собст­венноручной подписи в документе на бумажном носителе возникает при одновременном соблюдении трех условий .

Во-первых , наличие карточки открытого ключа про­верки подписи, относящейся к этой электронной подписи.

Во-вторых , подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе.

В-третьих , использование электронной цифровой под­писи в соответствии со сведениями, указанными в кар­точке открытого ключа проверки подписи.

К электронному документу предъявляются следующие требования:

1) создается, обрабатывается, передается и хранится с по­мощью программных и технических средств;

2) имеет структуру, установленную Законом Республи­ки Беларусь от 10 января 2000 г. «Об электронном документе»;

3) содержит реквизиты, позволяющие его идентифи­цировать;

4) должен быть представлен в форме, понятной для вос­приятия человека.

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной .

Общая часть электронного документа представляет ин­формацию, составляющую содержание документа. Инфор­мация об адресате относится к общей части.

Особенная часть электронного документа состоит из од­ной или нескольких электронных цифровых подписей.

Электронный документ имеет формы внутреннего и внеш­него представления.

Формой внутреннего представления электронного доку­мента является запись информации, составляющей элект­ронный документ, на машинном носителе.

Формой внешнего представления электронного доку­мента является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступ­ном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для вос­приятия человеком.

Электронный документ на машинном носителе прирав­нивается к документу на бумажном носителе и имеет оди­наковую с ним юридическую силу.

Электронная цифровая подпись предназначена для:

1) удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;

2) подтверждения подлинности и целостности элек­тронного документа.

Удостоверение информации, составляющей общую часть электронного документа, производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием личных ключей подписей лиц, подписывающих этот до­кумент.

Подлинность и целостность электронного документа оз­начает, что документ в действительности создан владель­цем личного ключа подписи и в данный документ не вне­сены изменения.

Подтверждение подлинности и целостности электрон­ного документа производится путем применения средств электронной цифровой подписи с использованием откры­тых ключей проверки подписей лиц, подписавших элек­тронный документ.

Государственные органы и юридические лица, их долж­ностные лица, а также физические лица , в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, составляющую служебную или коммерческую информацию, а также иную информацию, распространение которой запрещено или ограничено, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь.

Тема 4. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ