Перечень документов отдела кадров предприятия. Приводим в порядок кадровые бумаги. Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

приема сотрудников;
увольнения;
горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
командировок;
больничных листов;
табеля рабочего времени;
отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

ведение воинского учета;
регламентация трудовых отношений;
создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

распорядительные (приказы личные и производственные);
подтверждающие трудовую деятельность;
информационно-расчетные;
внутренняя переписка;
журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

статьей или разделом Трудового кодекса;
постановлением Госкомстата;
Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

показатель текучести кадров;
статистика по персоналу;
движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
Документация информационно-расчетного характера.
Документация по учету и регистрации.
Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести , справку о трудоустройстве, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

локальных нормативно-правовых актов;
составленных приказов об отпусках;
приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.

Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками. Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье.

Что такое кадровое делопроизводство?

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

бланков унифицированных форм;
положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию :

приказ о приеме на работу (Т-1);
контракт с сотрудником (ТД-1);
трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
личную карточку сотрудника (Т-2);
документы о переводе (Т-5);
приказ об оформлении отпуска (Т-6);
приказ об увольнении (Т-8);
приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
командировочное удостоверение (Т-10);
служебное задание (Т-10А);
распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Ко второй группе относятся:

График отпусков (Т-7).
Штатное расписание (Т-3).
Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
Табель учета рабочего времени (Т-12)
Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
Журнал проверок воинского учета граждан.
Приказ об организации воинского учета.
Внутренние положения:
- коллективный договор;
- положение об охране труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о командировках;
- положение о коммерческой тайне;
- положение об оплате труда;
- положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
- прочее.

О хранении кадровых документов см. материал .

Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:

перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
доход сотрудника: заработная плата, премии;
общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
обязательные правила, действующие внутри компании.

Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Пример 2 . В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:

защиты трудовых прав сотрудников;
уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию , на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:

дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
административная (ст. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 КоАП РФ);
уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).

Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:

налоговые органы при выездных проверках;
военкомат в целях контроля ведения воинского учета.

Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:

приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
отчет с результатами.

Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000-10 000 руб., на компании - 60 000-80 000 руб.

Об уплате взносов по результатам спецоценки см. материал .

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

приказ об организации воинского учета;
журнал проверок воинского учета;
личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал .

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1-21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300-1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат - 500-1000 руб.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации . Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

В каждом бизнесе имеется свой внутренний документооборот, который обязателен для каждого предприятия. Особенно это касается кадровой деятельности. Какие существуют обязательные документы по кадровому делопроизводству, какие виды документов необходимы на предприятии и каковы нормы и правила их ведения, опишем в статье.

Документы по уровню обязательности:

Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
Документы, которые носят рекомендательный характер.
Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и сотрудников.

Документы по функциональности:

Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

Обязательные документы

Список этих документов достаточно широкий, однако каждый кадровик должен знать и понимать, как они составляются, и иметь возможность как составить их, так и проконтролировать грамотность их оформления.

К обязательным документам относится:

Штатный график (ст. 15 ТК РФ).
Трудовой договор (ТД).
Приказ о принятии на работу (форма № Т-1).
Карточка () сотрудника (форма № Т-2).
Приказы об изменении должности сотрудников (форма № Т-5).
Распоряжения по отпускам (форма № Т-6).
График отпусков (форма № Т-7).
Приказ о расторжении или прекращении ТД или трудового контракта с работником (форма № Т-8).
Документ учета рабочего времени (форма № Т-13).
Документы расчета оклада и бонусов работникам (форме № Т-12).
Правила распорядка труда на предприятии.
Акты по требованиям и отчетам охраны труда, которые составляются на основании правил и инструкций по ОТ РФ .

Это перечень основных документов кадровой документации, которые должны быть на каждом предприятии.

Требования к хранению кадровых документов

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства. К примеру, нарушение требований ТК по может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ .

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ . При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ . Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

У нас в организации нет отдела кадров, обязанности по ведению кадрового учета исполняет главный бухгалтер.Есть ли перечень обязательных документов, которые должны быть у ООО по ведению карового учета.Как проверить все ли требования законодательства по ведению кадрового учета мы выполняем.

Ответ

Ответ на вопрос:

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Учет в филиалах

Вопрос из практики: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре - кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям - часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в .

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Виды кадровых документов

Какие виды кадровых документов существуют

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

(приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

О том, какие кадровые документы нужно оформить работодателю в обязательном или рекомендательном порядке, см. в рубрике Документы по кадрам.

Вопрос из практики: Какой термин необходимо использовать в кадровых документах: «работник» или «сотрудник»

Для удобства понимания в обиходе: в разговорах, статьях, консультациях и т. п. - использовать слово «сотрудник» по отношению к лицу, которое работает по трудовому договору, корректно. Однако при составлении кадровых и иных официальных документов, которые касаются трудовых отношений, рекомендуют применять все же термин «работник». Объясняется это тем, что именно это понятие фигурирует в Трудовом кодексе РФ, а значит, с юридической точки зрения данный термин будет грамотно использовать и в документах ().

Исключение составляют правовые отношения, связанные с государственной службой, где в ведомственных нормативных документах, которые регулируют служебный порядок, прямо используют определение «сотрудник», а не «работник». Например, сотрудники полиции в . В этом случае и в кадровых документах будет корректнее использовать именно «сотрудник».

В заключение стоит отметить, что использование в кадровых документах термина «сотрудник» вместо «работник» или наоборот не влечет для работодателя каких-либо негативных последствий. На этом основании нельзя работодателя привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, а документы признать недействительными.

Организационные документы

Какие кадровые документы относятся к организационным

К организационным документам, в частности, относятся:

положения и инструкции ( , );
правила ().

Распорядительные документы

Какие кадровые документы относятся к распорядительным

К распорядительным документам относятся:

приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Какие обязательные реквизиты должны содержать кадровые документы

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций и быть пригодным для учета труда сотрудников и его оплаты.

Вместе с тем, для ряда документов недостаточно обязательных реквизитов. В этом случае организации следует использовать также , такие как гриф утверждения, регистрационный номер и т. п. Подробнее см. в .

Вопрос из практики: Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно, в частности личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д. При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

Вопрос из практики: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Вопрос из практики: Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа, например в договорах, протоколах. Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в .

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

руководитель подразделения, подготовившего документ;
исполнитель, подготовивший документ;
руководители заинтересованных подразделений;
руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом в произвольной форме назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Вопрос из практики: Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново

Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих работодателя начинать нумерацию кадровых документов заново с нового календарного года. В связи с чем организация вправе продолжать нумеровать кадровые документы в сквозном порядке, не начиная нумерацию заново в каждом календарном году.

Вместе с тем, нумерация кадровых документов в пределах года позволяет систематизировать кадровый документооборот в организации, упрощает обмен информацией между структурными подразделениями, в частности между кадровой службой и бухгалтерией, способствует скорейшему поиску необходимой информации. В этой связи на практике широкое распространение получил подход: с наступлением нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново, с добавлением по мере необходимости года в качестве дополнительного индекса, например, № 1К/2013.

Таким образом, вопрос о ежегодном обнулении нумерации кадровых документов каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в своих локальных документах, например, Положении о документообороте.

Вопрос из практики: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале, например в , и т. п. ( ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Информационно-справочные документы

Какие кадровые документы относятся к информационно-справочным

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

указания вышестоящих организаций;
отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

ответы на входящие запросы;
инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Вопрос из практики: Как вести алфавитную книгу учета кадров

Законодательством не предусмотрено обязательное ведение алфавитной книги учета кадров.

Вместе с тем, для удобства поиска обобщенной информации о сотрудниках возможно использовать такую книгу. Алфавитную книгу учета кадров (личного состава) составляют в . Ее можно вести как по организации в целом, если штат небольшой, так и по структурным подразделениям или по категориям персонала. Как и все учетные книги, алфавитную книгу пронумеруйте, прошнуруйте и скрепите печатью. Рядом поставьте подпись и дату заверения.

Алфавитные книги учета кадров в настоящее время используют в образовательных учреждениях, в судопроизводстве.

Работодателям с большим числом сотрудников рекомендуем вести алфавитные карточки, объединенные в единую картотеку, что также значительно облегчает поисковую работу. В отличие от алфавитной книги картотека алфавитных карточек ведется на всех сотрудников организации без деления по структурным подразделениям или категориям персонала, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.

Учет информационно-справочных документов

Как организовать учет кадровых информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

прием;
сортировка;
рассмотрение руководством;
направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки, если это почтовое отправление. Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрывают и сразу передают адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
полученная корреспонденция требует доплаты.

Обработка исходящих документов

Как обрабатывать исходящие информационно-справочные документы кадровой службы

При поступлении запросов в кадровую службу, например для документального подтверждения информации о сотруднике, работа над ними строится по следующей схеме:

исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
ответ передается для отправки.

Такая же схема, исключая первую процедуру, действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
проверить наличие необходимого числа копий;
уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.